Instruks for Valgkomitéen i Emanuelfjell borettslag

Vedtatt på generalforsamling 7. mai 2014. Justert på generalforsamling 28. mai 2015.

1. Valgkomiteen velges for ett år av gangen. Valgkomiteen skal bestå av fire medlemmer.

Generalforsamlingen velger fire medlemmer. Valgkomiteens valgte medlemmer skal velges blant andelseiere som har bolig i borettslaget.

Komiteen konstituerer seg selv.

2. Valgkomiteens oppgave er å forberede valg av følgende tillitsvalgte i borettslaget:

• Forslag på tillitsvalgte til styret, herunder særskilt innstilling på valg av leder

• Forslag på tillitsvalgte til valgkomiteen som skal velges av generalforsamlingen.

3. Valgkomiteen skal i sitt arbeid legge til grunn følgende føringer:

a) Forslag på kandidater til styret:

• kandidater som foreslås til styret bør ha et helhetlig og konstruktivt syn på borettslagets virksomhet

• forslag på kandidater må oppfylle krav til representasjon av begge kjønn i styret

• valgkomiteen bør ikke foreslå medlemmer av valgkomiteen til verv i styret

• valgkomiteen bør vurdere å fremme forslag som jevnlig gir en viss fornyelse av styret

• valgkomiteen skal vurdere så vel nåværende tillitsvalgte som nye kandidater til de aktuelle vervene

b) Forslag på kandidater til valgkomiteen:

• som kandidater til valgkomiteen skal foreslås andelseiere med god kjennskap til borettslaget

• forslag på kandidater skal sikre en representasjon fra alle tun i borettslaget

• valgkomiteen skal fremme forslag som jevnlig gir en viss fornyelse av komiteen

• komiteen skal vurdere så vel nåværende medlemmer som nye kandidater til de aktuelle vervene

• det skal foreslås kandidater som sikrer en jevn fordeling mellom begge kjønn

4. Borettslaget sørger for å innkalle valgkomiteen til et første møte senest 20. januar hvor komiteen gjennomgår denne instruks og vurderer sin oppgave. Komiteen avholder det antall møter som er nødvendig. Møtene sammenkalles av lederen, eventuelt ved komiteens sekretær.

Beslutninger treffes med alminnelig flertall. I tilfeller av stemmelikhet vil komiteens leder ha dobbel stemme.

Det skal føres protokoll fra møtene. Det skal protokolleres hvilke henvendelser komiteen har gjort iht til pkt 5) første ledd, og hvor mange forslag på kandidater som er innkommet til komiteen. Det skal også protokolleres om kandidater har vært innkalt til samtale med komiteen. Navn på kandidater og komiteens vurderinger av disse skal ikke fremgå av protokollen. Komiteens endelige forslag på kandidater skal protokolleres.

Protokollen undertegnes av de fremmøtte medlemmer.

5. Valgkomiteen skal på egnet måte oppfordre borettslagets medlemmer til å komme med forslag på kandidater til de ulike verv. Slik oppfordring kan på en hensiktsmessig måte finne sted som informasjonsskriv til den enkelte beboer.

Forslag på kandidater må være kommet fram til komiteen innen den frist som komiteen fastsetter.

6. Valgkomiteen offentliggjør sin innstilling i innkallingen til borettslagets Generalforsamling.Valgkomiteens leder og/eller annet medlem av komiteen presenterer også sin innstilling på Generalforsamlingen.